Sonia Villeneuve et Richard Gagné dans la salle de repos dont le plafond donne l'impression d'être sous un arbre.

L'aménagement au service de la cohésion

Redonner de la vigueur à une équipe de travail de 170 personnes, recréer une cohésion et faire en sorte que tous se sentent engagés dans les projets : les nouvelles idées, c'est possible en changeant complètement l'aménagement.
C'est ce qu'a réalisé Richard Gagné, vice-président aux technologies de l'information dans le secteur de l'assurance de dommages à La Capitale, avec l'aide de Sonia Villeneuve, technicienne en architecture et designer.
«Depuis des années, je voulais rapprocher les gens de mon équipe et développer un climat d'hyper-collaboration. Je rêvais d'un espace où tout le monde se verrait et pourrait travailler autrement que dans des îlots fermés. Ici, tout se réaménage en quelques minutes pour constituer une nouvelle équipe de travail», a illustré M. Gagné, lors d'une visite des nouveaux locaux, occupés par son groupe dans l'édifice voisin du siège social de la compagnie d'assurance La Capitale, rue Jacques-Parizeau, à Québec.
Plusieurs lieux pour les rencontres sur le vif ou pour le suivi des projets sont installés un peu partout dans les nouveaux espaces de travail.
Il en donne pour preuve le déménagement récent de 80 personnes afin de constituer un nouveau groupe de travail sur un projet. En 15 minutes, tout était terminé. L'équipe était prête à travailler sur quelque chose de différent.
Pour cela, il fallait partir à neuf dans un nouveau local. Revoir complètement l'organisation des lieux, le mobilier mobile et les équipements technologiques standardisés, les espaces de travail communs totalement différents des espaces fermés austères, les bureaux des chefs d'équipe complètement vitrés et les espaces de repos hors du commun. Le groupe manquait de place dans les locaux du siège social pourtant tout neuf.
Plusieurs petits locaux ont été aménagés avec des thématiques différentes pour éviter la monotonie.
«Il fallait créer un milieu de vie avant de créer un milieu de travail. Au départ les gens ne me croyaient pas. Le rêve leur semblait impossible à réaliser. Le jour du déménagement, personne ne savait ce qui les attendait. Tout le monde est entré en même temps pour la visite avec des banderoles limitant l'accès aux bureaux. Ils sont vus l'atrium, les zones communes pour le travail en petite équipe, les salles de réunion aux thématiques diverses. Rien ne pouvait moins ressembler aux cubicules hauts formant des labyrinthes, car tout est ouvert», expose M. Gagné. «Je cherchais le moyen d'avoir des espaces facilement remodelables pour avoir en même temps la flexibilité et la mobilité. Et une atmosphère plus joyeuse. Dans un espace drabe, on pense drabe.»
Recherche et inspiration
Dans les semaines et les mois précédant l'organisation des nouveaux lieux, Richard Gagné a décidé de visiter les locaux des studios de jeux vidéo, comme ceux de Frima, d'Ubisoft et de quelques entreprises réputées pour leur caractère innovant.
La salle de présentations et de conférences a été conçue pour être agréable et pratique.
Pendant ce temps, Sonia Villeneuve effectuait des recherches sur les produits et le mobilier, pour créer de nouvelles ambiances et un autre impact, avec des textures, des couleurs et des matériaux rappelant la nature, comme le bois naturel. «C'est en lien avec la biophilie, les rappels de la nature dans le milieu de travail. Et il fallait un univers actif», souligne-t-elle.
On le constate facilement avec la coupe d'un tronc d'arbre occupant tout un mur d'une section, avec le mobilier dans des petites salles, celle nommée le chalet par exemple, ou la salle de repos où l'on se sent enveloppé par le feuillage des arbres. 
Si elle n'offre pas les mêmes menus que ceux du siège social, la cafétéria a été conçue comme un lieu de rassemblement. «Les gens vont chercher leur repas à côté ou au restaurant pour venir le manger ici. Ils me disent chaque fois qu'ils ne veulent rien manquer. C'est ça, un milieu de vie,» avance M. Gagné.
La modernisation et la réorganisation de son département ont aussi entraîné un changement culturel dans le secteur des technologies de l'information au sein de la compagnie d'assurance. Les résultats? Une amélioration de la productivité et de la collaboration active, ainsi qu'une nouvelle manière d'aborder le travail qui, lui, n'a pas vraiment changé. Les attitudes du personnel ont par contre été transformées par le nouveau milieu de travail.
Ancien joueur de hockey, Richard Gagné voulait implanter le concept d'esprit d'équipe. Il affirme avoir réussi. Et le personnel acquiesce quelques mois après la transformation des lieux.