Tourisme d’affaires et de congrès

Créez l’engouement et dynamisez vos réunions d’affaires

Utiliser sa créativité pour susciter l’intérêt, créer des effets spectaculaires à l’aide des nouvelles technologies, concevoir une expérience collective unique et personnalisée, voilà autant d’initiatives qui vous permettront de galvaniser vos événements. Le Réseau de veille en tourisme a été invité à donner une formation au Salon de L’Organisateur présenté dans le cadre du Congrès des événements, festivals et attractions touristiques du Québec le 8 novembre 2016 sur le thème « Réinventez vos réunions d’affaires ». En voici les grandes lignes.

1. Choisissez savamment le lieu de l’événement

Le choix du site parfait constitue une étape cruciale pour la réussite de votre événement. Les lieux de réunion uniques ou inusités comme les attractions (zoos et aquariums, spas, parcs à thème, d’amusement ou naturels, sites historiques, centres de ski, etc.), les lieux extérieurs ou les sites historiques possèdent plusieurs caractéristiques qui permettent de créer une expérience mémorable : ambiance et atmosphère; originalité qui favorise les échanges entre les participants; émotion qui permet d’évoquer des sentiments positifs chez les participants.

2. Développez un concept original

Pour créer un concept original, jume­lez des éléments qui ne vont pas ensemble pour favoriser l’effet de surprise. La soirée « Bingo et talons hauts », qui s’est déroulée au Casino de Montréal le 19 août dans le cadre du Festival Mode & Design de Montréal, en est un très bon exemple : mannequins, conseils mode et beauté et tendances étaient au rendez-vous. Cet événement destiné aux jeunes urbains branchés de 18 à 35 ans a su combiner savamment bingo et glamour pour susciter l’intérêt.

L’utilisation d’un format inhabituel comme les réunions-promenades (walk and talk) et les rencontres ou les ateliers en plein air ajoute une nouvelle dimension aux discussions et au réseautage en encou­rageant un flux ouvert de dialogue. Cela permet de créer des ­expériences mémorables. Enfin, ­intégrez des tendances actu­elles comme la gastronomie locale et authentique, les camions de ­cuisine de rue, les bières locales
et les cocktails artisanaux, les ­stations de dégustation, etc.

3. Créez un thème

Une thématique rehaussera votre événement et le rendra inoubliable. Elle peut se refléter dans la signalisation sur le site, vos communications, vos invitations, vos cadeaux, votre site Web et vos médias sociaux, ainsi que dans les éléments de décor de la salle. 

4. Accordez une attention au design de la salle

Tout d’abord, repensez le mobilier. Ne vous gênez pas pour utiliser des fauteuils ou des canapés confortables pour recréer une ambiance familiale et aider les participants à se sentir plus à l’aise, ce qui mènera à une meilleure perception de l’information et à un engagement plus élevé.

Revoyez aussi la disposition des sièges. La tendance est aux ­estrades non conventionnelles comme le théâtre circulaire au milieu de la salle qui permet à la moitié de l’auditoire d’être plus proche de la scène que dans un style théâtre traditionnel. Cet aménagement centré sur les participants qui se font face tout au long de la rencontre favorise l’engagement, crée des liens et de l’enthousiasme pour la réunion.

Allégez la pièce, laissez de l’espace pour circuler librement, ajoutez des plantes et jouez avec la lumière pour créer une ambiance. Utilisez des couleurs distinctes pour différentes émotions; par exemple, le rouge pour stimuler l’activité cérébrale, accroître la vigilance et la mémoire, l’orangé pour stimuler l’appétit ou le bleu pour procurer un sentiment de détente. Vous pouvez aussi exploiter les couleurs de votre événement, de votre logo ou de votre marque.

5. Inspirez-vous de la destination

L’unicité et l’authenticité de la destination permettent d’ouvrir les esprits et de rendre votre événement mémorable. Vous avez choisi cet endroit pour une raison précise, laissez-le paraître! Programmez des conférenciers locaux, de la nourriture de la région, intégrez des attraits, des éléments historiques d’une manière pertinente à votre événement afin de donner aux participants le sentiment d’être dans cette ville et pas une autre.

Les nouvelles technologies comme les mégaprojections permettent de créer un environnement immersif qui propulse les invités dans une expérience sensorielle unique contribuant ainsi à bonifier un événement d’affaires et à le rendre mémorable. Avec la télé­présence, le futur entre dans les salles de ­réunion. Un hologramme qui ­reproduit une personne en temps réel dans un endroit donné permet de la faire apparaître et interagir sur scène avec d’autres personnes ­ailleurs dans le monde, sans délai apparent. Vous pouvez aussi utiliser des gobos, sortes de décalques prédécoupés en verre ou en métal qui projettent un éclairage dynamique sur les murs pour créer un effet ­visuel de mouvement lors d’un événement de célébration ou une réception.

Par Chantal Neault,
Réseau de veille en tourisme, Chaire de ­tourisme Transat