Selon les données de Xerox, la gestion documentaire, de la création du document à son classement ou sa destruction en passant par l'impression, équivaut à 15 % des dépenses d'une entreprise.

Pour Xérox, le papier se transforme en économies

Dans les périodes d'austérité budgétaire ou d'instabilité économique, l'optimisation des processus d'affaires devrait faire partie des priorités des entreprises pour réduire les dépenses, notamment celles qui touchent le papier, affirme Ken Van Aelst, directeur principal et directeur général, Services Xerox à Montréal.
Comme plusieurs entreprises, Xerox a modifié ses stratégies pour faire face à l'évolution des technologies en diversifiant ses opérations. Aujourd'hui, la moitié des revenus de la compagnie proviennent des consultations autour de l'optimisation des processus d'affaires et non de la vente de matériel électronique ou de réparations techniques.
Selon les données de Xerox, la gestion documentaire, de la création du document à son classement ou sa destruction en passant par l'impression, équivaut à 15 % des dépenses d'une entreprise. Une gestion rationnelle des ressources, des équipements et des processus permettrait des économies allant jusqu'à 30 %, estime M. Van Aelst.
«Nous aurons toujours besoin de technologies dans les processus d'affaires, avoue-t-il, mais il faut mettre en place des façons de faire efficaces limitant les pertes de temps et d'argent.»
Il donne l'exemple d'une banque canadienne qui a pu réduire la paperasse et le temps pour l'ouverture d'un compte et celui pour l'obtention d'un prêt. Le délai est passé de sept jours à deux jours en modifiant l'usage des papiers. La nouvelle méthode devenait un avantage compétitif.
«En plus de réduire le temps de réponse à la clientèle, confie-t-il, la banque diminuait les risques d'erreur en améliorant la sécurité et la confidentialité des informations. Il est possible d'arriver à d'excellents résultats dans d'autres domaines comme les procédures d'embauche ou l'inscription des étudiants dans un établissement d'enseignement.»
Il ajoute le cas l'Université McGill, de Montréal qui a entrepris «un exercice de rationalisation pour simplifier ses processus d'affaires, notamment dans le secteur de l'impression de documents. Elle a réussi à réduire de façon significative ses dépenses en réalisant des gains en productivité tout en diminuant son empreinte écologique.»
Après l'analyse des besoins, il fallait standardiser les processus d'impression pour les étudiants et l'administration avec des cartes d'identité. Tous peuvent lancer l'impression sur le campus ou à la maison. Lorsque la personne arrive à l'une des imprimantes du campus, en utilisant sa carte d'étudiant ou d'employé, elle aura accès aux demandes d'impression. L'étudiant recevra une facture à la fin du mois, alors que les impressions des professeurs et du personnel iront au compte de leur département.
«Il était plus facile pour l'université de gérer la facturation que les pièces de monnaie, ajoute M. Van Aelst. Et, lorsque la personne est devant l'imprimante, elle choisit souvent de ne pas tout imprimer. Ce choix a permis de diminuer considérablement le nombre d'impressions dans une année, tout en diminuant le nombre d'appareils d'impression.»
Appareils mobiles
L'université a même ajouté un service pour les appareils mobiles (tablette et téléphone), ce qui était pratiquement impossible avec les anciennes imprimantes.
En modifiant le processus, en intégrant la facturation, en automatisant et en simplifiant les opérations, l'université a constaté une accélération du processus dans tous les départements, et une amélioration de la sécurité, notamment pour les documents confidentiels qui ne traînent pas dans le bac des imprimés.
Le défi demeure le même lors des périodes de transition entre le papier et le numérique, continue M. Van Aelst. Il faut apprendre à intégrer les deux mondes et à gérer toutes les sources documentaires autrement selon la meilleure option.