Érick Demers, Louis Turmel, Mélanie Lessard et Michel Couillard montrent le fonctionnement de Beenote dans les réunions.

Des réunions efficaces avec Beenote

La réunion sans papier fait souvent partie des objectifs de bien des organisations et des conseils d’administration. Mais les solutions sont souvent hybrides avec deux ou trois logiciels différents, parfois complexes, de sorte que le papier a tendance à reprendre le dessus.

Louis Turmel, en lançant la plateforme Beenote, a voulu non seulement éliminer le papier, mais favoriser l’organisation des réunions, la planification et l’efficacité par diverses fonctionnalités. Plus encore, si un des participants est absent, il peut se connecter à la plateforme en ligne et même ajouter la vidéo-conférence pour voir et entendre ce qui se dit autour de la table.

Actif dans le monde des technologies depuis quelques décennies, Louis Turmel met en lumière des données publiées dans le Harvard Business Review montrant des pertes de 25 millions $ quotidiennement en Amérique du Nord à cause de réunions mal planifiées. «Les réunions sont au cœur des projets de toute entreprise. Même s’il se donne des heures et des heures de formation en affaires dans les universités, il n’y a rien touchant l’art de tenir des réunions d’équipe ou de conseil d’administration», illustre-t-il.

Un outil de réunion ne peut pas être unidirectionnel, il doit y avoir de la collaboration pour qu’il soit efficace, assure M. Turmel. Ainsi, le responsable d’équipe peut demander aux participants de contribuer à la construction de l’ordre du jour, spécifiquement sur les points où ils doivent intervenir.

«Avant, c’était la secrétaire qui devait contacter les gens, recueillir les informations et les documents. Avec Beenote, les participants ont des accès et ils peuvent déjà préparer leurs interventions. Il faut arriver préparé, et notre méthode favorise l’échange des informations. C’est plus efficace», affirme M. Turmel. Il donne l’exemple de Jeff Bezos, le président d’Amazon, avec sa règle : la réunion aura lieu seulement si tous les documents ont été partagés 24 heures à l’avance.

Beenote a été bâti en fonction de cinq règles essentielles des réunions qui servent à informer, à échanger, à décider, à conseiller, à recevoir des conseils ou à stimuler des idées. «C’est ce que nous appelons notre cercle d’or de gestion des réunions. Nous voulons aider les gestionnaires à atteindre leurs objectifs dans une structure qui permet de s’organiser dans la préparation, dans l’exécution, pour prendre de meilleures décisions parce que tout le monde a eu les informations. Les questions seront pertinentes. Ça demande une discipline de préparation, mais tout le monde y gagne», continue M. Turmel, précisant que les équipes préparées gagnent 20 % du temps de la réunion pour le consacrer aux opérations.

Le logiciel peut mesurer le temps consacré, les journées, les moments des réunions, la quantité de documents échangés, le taux d’absentéisme pour permettre d’améliorer l’efficacité des rencontres. «Notre objectif est d’améliorer les réunions de la préparation de l’ordre du jour jusqu’au compte rendu», précise M. Turmel.

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UNE PLATEFORME TOUJOURS EN ÉVOLUTION

Lancé dans sa première version en octobre 2017, le logiciel Beenote a été mis à jour récemment pour ajouter la fonction des rencontres des conseils d’administration en plus des réunions d’équipe. Sont ainsi nées les versions payantes Beeteam et Beeboard, en plus de la version gratuite Beefree avec cinq usagers pour les fonctions de base.

Les versions payantes permettent d’ajouter la réunion dans les agendas des participants sur l’agenda Google ou Office 365. Autrement, un fichier d’intégration (fichier .ics) est envoyé par courriel.

De plus, la version pour les bureaux de direction est cloisonnée en dehors des autres équipes pour que tout demeure confidentiel.

Accessibilité et compatibilité

La plateforme accessible par le Web est compatible sur Apple, Windows et Linux, Android et iOS pour les appareils mobiles, avec les navigateurs Chrome, Firefox, Explorer 11 et Edge. L’outil payant est accessible par abonnement mensuel ou annuel en fonction du nombre de participants, soit 13 $ par mois pour Beeteam et 35 $ par mois pour Beeboard.

Pour la voix et la vidéo, les utilisateurs peuvent utiliser les outils qu’ils préfèrent, sans interférence avec Beenote.

«Nous sommes très présents dans la francophonie au Canada, en Afrique et en Europe. Nous avons aussi une place dans le marché anglophone où nous agrandissons tranquillement notre présence. C’est un peu plus long pour faire notre place chez les anglophones. Actuellement, nous avons quelque 1700 utilisateurs réguliers à travers le monde, même en Australie.»

Le logiciel est en constante évolution. La version 2.0 sera lancée à la fin du mois. Des fonctionnalités seront ajoutées, notamment la reconnaissance de la parole pour la transcription en mode texte. De même, M. Turmel affirme que la plateforme répond aux normes de sécurité et de confidentialité reconnues internationalement.