Sylvie Jean, vérificatrice générale de Saguenay
Sylvie Jean, vérificatrice générale de Saguenay

La gestion des données personnelles préoccupe la vérificatrice générale de Saguenay

Louis Tremblay
Louis Tremblay
Le Quotidien
La vérificatrice générale de Saguenay, Sylvie Jean, est préoccupée par la gestion des renseignements personnels dans au moins deux services de la Ville et par des éléments de la cybersécurité entourant la protection de ces informations.

La vérificatrice générale a déposé mardi soir, au conseil municipal, le rapport sur les travaux réalisés par son équipe pendant l’année 2019. Elle a réalisé un audit sur la gestion de la Loi d’accès à l’information ainsi que sur la question de la sécurité des informations détenues par la Ville, la gestion des cartes de crédit en circulation, l’architecture de la cybersécurité et finalement, un dernier audit sur la vérification des états financiers de Saguenay.

La décision de la vérificatrice générale de réaliser l’audit sur la cybersécurité a été motivée par les problèmes survenus au cours des dernières années alors que de grandes institutions, notamment Desjardins, ont dû composer avec le vol de données personnelles.

« Nous avons émis 34 recommandations. Elles ne seront pas dévoilées », a expliqué la vérificatrice générale. Ce travail a consisté en un certain nombre d’éléments sur la protection des données personnelles des employés ou des contribuables contenues dans les ordinateurs de la Ville ainsi que l’accès à ces données. Ce qui comprenait la vérification du réseau de personnes ayant un accès à ces systèmes.

La vérificatrice générale est demeurée aussi discrète sur les problèmes relevés que sur les recommandations émises pour corriger ces problèmes. Les gestionnaires des réseaux auront tout de même accès à ces recommandations.

L’équipe de la vérificatrice générale a aussi effectué du travail pour tout ce qui concerne la protection des renseignements personnels contenus dans les dossiers papier de la ville. Des visites ont été effectuées dans les services des finances, chez Hydro-Jonquière et aux ressources humaines.

« Nous avons visité les services en soirée quand le personnel est absent. Nous avons constaté la présence de dossiers contenant des informations personnelles autant de citoyens que d’employés de la Ville sur les bureaux », a raconté la vérificatrice.

Elle a émis des recommandations concernant la gestion de ces documents. Ils doivent être déposés en tout temps dans des classeurs barrés quand ils ne sont pas utilisés par le personnel autorisé.

Elle a de plus constaté qu’il arrive que la Ville demande un trop grand nombre d’informations personnelles à des citoyens. C’est le cas spécifique d’Hydro-Jonquière, qui exige d’une personne qui doit s’abonner à son service de fournir ses numéros d’assurance sociale, de permis de conduire et d’assurance maladie.

Selon la vérificatrice générale, le numéro d’assurance sociale est suffisant pour obtenir ce service.

Accès à l’information

Saguenay reçoit en moyenne 700 demandes d’information sur une base annuelle, incluant tout le volet concernant les incendies et la police (compagnies d’assurance). Tout indique que le service du greffe répond adéquatement à ces demandes et respecte en général les délais. La vérificatrice a tout de même émis un peu plus d’une vingtaine de recommandations pour permettre d’améliorer ce service.

La ville de Saguenay a 96 cartes de crédit en circulation qui permettent aux détenteurs d’effectuer des achats de biens et services de l’ordre de 800 000 $ sur une base annuelle. La vérificatrice générale en arrive à la conclusion que les contrôles sur les cartes de crédit sont adéquats. Elle note cependant une problématique au chapitre des directives d’utilisation, à savoir ce qui peut ou ne peut pas être acheté avec ces cartes de crédit. Elle a demandé à ce que le personnel qui utilise les cartes ne bénéficie pas des programmes de fidélisation offerts par les institutions.

Au chapitre du suivi des recommandations émises dans les rapports du vérificateur général, la performance de Saguenay est acceptable. La vérificatrice générale formule 42 recommandations au total touchant quatre activités faisant l’objet d’un suivi. De ce nombre, 32 ont fait l’objet d’un suivi et permettent de constater un progrès satisfaisant, 10 n’ont pas fait l’objet d’un suivi et ont donc un progrès insatisfaisant pour une moyenne de 76 %. La gestion du parc immobilier est le mauvais élève du groupe avec une note de 52 %.