Organisation d’événements: rassembler malgré la distance

Lorsque les mesures de confinement ont été imposées au pays à la mi-mars, Lucie Champagne se trouvait à Calgary pour un événement dans le domaine médical. «En Alberta, les rassemblements de 50 personnes ou plus n’étaient plus permis, notre événement a été annulé sur-le-champ.»

Pour cette femme à la tête de Champagne Événements, qui compte près de 30 ans d’expérience et plus de 2800 réalisations à son actif, il a fallu du jour au lendemain adapter son métier pour se conformer aux mesures imposées en cette période de crise sanitaire. Finis, les lancements de produits ou les soirées caritatives rassemblant des centaines de personnes dans la même salle. «On sait bien que dans l’événementiel, on sera dans les derniers à reprendre nos activités comme avant», indique Mme Champagne.

Mais l’organisatrice d’événements s’est retroussé les manches et n’a «pas arrêté» malgré la pandémie. «Je n’ai pas eu le temps de trop réfléchir. Une cliente m’a appelée au début de la crise pour me demander de lui organiser quelque chose. Son entrepôt débordait de produits. On a réalisé un événement virtuel avec l’envoi d’un repas à la maison aux participants et un jeu interactif… Cette cliente-là m’a permis de bouger, de rester dans l’action», signale Mme Champagne.

Lucie Champagne, fondatrice et propriétaire de Champagne Événements

Avec des antennes à Québec et à Montréal, son entreprise crée des événements corporatifs haut de gamme au Québec, mais aussi à Toronto, Vancouver ainsi qu’à l’international. Ses clients sont des organisations des milieux de la santé, des finances et de la haute technologie, notamment. «J’organise des événements qui durent d’un à sept jours, pour 4 à 4000 personnes!» souligne Lucie Champagne pour illustrer toute la diversité de ses mandats. 

Formule «hybride»

Malgré sa feuille de route bien garnie, celle qui a été élue planificatrice de l’année 2019 par l’organisation Meeting Planner International dit vivre un certain «recommencement» tant l’adaptation est grande, avec son lot d’essais et d’erreurs dans les derniers mois.


« On sait bien que dans l’événementiel, on sera dans les derniers à reprendre nos activités comme avant. »
Lucie Champagne, fondatrice et propriétaire de Champagne Événements

Champagne Événements a mis au point une formule interactive «hybride» testée avec succès le 6 mai pour souligner le 9e anniversaire de l’agence. On a réuni en studio — en respectant les règles de distanciation en vigueur — plusieurs partenaires pour animer l’événement autour du champagne, notamment le chef exécutif du Château Frontenac Frédéric Cyr, une mixologue ou encore un expert dans l’art du sabrage. Les participants qui ont assisté à ce happening virtuel ont eu droit entre autres à un quiz interactif afin qu’ils soient plus que des spectateurs.

Une formule interactive «hybride» a été pensée par Champagne Événements: rassembler des artisans en studio tout en impliquant virtuellement les participants.

«C’est pas mal plus difficile qu’on peut penser faire un événement en studio, ça prend des spécialistes en son et en image pour que ce soit de qualité», indique Mme Champagne.

Cette formule hybride doit permettre à plusieurs de ses clients d’offrir un party de Noël différent à leurs employés cette année. «Chaque réalisation est du sur mesure. Certains clients veulent envoyer un repas ou un cadeau à la maison, ou encore demander aux participants de décorer leur maison, de se déguiser. Ça prend de l’interaction avec les artistes en studio : animateur, band, humoriste…»

Mais l’écran a ses limites. Qui dit party virtuel dit durée raccourcie : «on parle de 75 minutes à deux heures gros max avant que les gens décrochent», mentionne Lucie Champagne, qui doute de pouvoir réaliser des événements présentiels avant 2021.

Info: champagneevenements.com

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UNE NOUVELLE AGENCE À QUÉBEC

Malgré la pandémie, une nouvelle agence événementielle vient de voir le jour dans la capitale. «Rêve de petite fille» de Jade Leclerc, Bulles et Rosé Événements propose un service personnalisé dans le domaine du mariage, du corporatif et du privé, par exemple «shower» de bébé ou crémaillère.

«Ça faisait longtemps que ça me trottait dans la tête. Malgré la crise, je me disais : “pourquoi pas?”», explique Jade Leclerc.

Bulles et Rosé propose divers forfaits selon le type d’événement, «mais toujours en s’adaptant aux demandes et au budget des gens», mentionne Jade Leclerc.

« Il n’y a pas de moment parfait pour se lancer, et puis, ça permet d’attirer l’attention à un moment où les gens sont peut-être plus disponibles. »
Jade Leclerc, Bulles et Rosé Événements

Celle qui travaille dans la sécurité publique dit avoir eu plus de temps pour réfléchir dernièrement, malgré un emploi prenant, et voulait «être prête pour le déconfinement». «Je m’annonce, tout est à venir», indique-t-elle, signalant que certains événements se préparent plusieurs mois à l’avance.

Bulles et Rosé propose divers forfaits selon le type d’événement, «mais toujours en s’adaptant aux demandes et au budget des gens», mentionne Jade Leclerc, qui planche actuellement sur un projet marketing pour son agence. 

Info: bullesetroseevenements.com

Jade Leclerc