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En 1954, le président des États-Unis Dwight D. Eisenhower affirmait être confronté à deux types de problèmes au quotidien : ceux qui sont importants et les autres, qui sont urgents. De son avis, les problèmes urgents n’étaient pas importants, et ceux qui étaient importants... jamais urgents !

On dit que c’est d’après ce principe que le 34e président américain maximisait sa productivité au travail. Des décennies plus tard, on en tire une stratégie de gestion du temps des plus efficaces : la matrice d’Eisenhower.

Se concentrer sur ce qui est important

La matrice d’Eisenhower vous aide à définir vos priorités afin d’améliorer votre efficacité. Elle se présente en quadrants dans lesquels sont catégorisées les tâches et les activités en fonction, d’une part, de leur importance pour l’atteinte de vos objectifs et, d’autre part, de leur urgence.

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Dans le premier quadrant, on retrouve les tâches prioritaires, soit celles qui sont importantes et urgentes. Vous n’aurez d’autre choix que de vous affairer à ces tâches sur-le-champ, sans quoi les conséquences seront immédiates sur les résultats. La rencontre avec un client insatisfait qui menace de quitter votre entreprise ou l’appel de l’école vous demandant de venir chercher votre enfant malade sont des exemples d’activités prioritaires.

Les tâches importantes, mais non urgentes, se placent dans le second quadrant. Ces tâches mettront éventuellement en péril l’atteinte de vos objectifs professionnels ou personnels si elles ne sont pas accomplies. Elles peuvent cependant être planifiées dans le temps. La rédaction d’un rapport, un rendez-vous chez le dentiste ou encore du temps passé en famille figurent parmi les tâches importantes, mais non urgentes.

Faire fi du reste

Dans les deux autres quadrants se trouvent les tâches qui ne sont pas importantes. Certaines seront considérées comme urgentes parce qu’elles requièrent votre attention. Les notifications Facebook, la sonnerie de votre téléphone ou un collègue qui cogne à la porte de votre bureau pour vous poser une question en sont des exemples. D’autres ne seront ni importantes ni urgentes et pourront être simplement relayées aux oubliettes, parce qu’elles ne font que ralentir votre productivité.

Malheureusement, les tâches non importantes sont souvent bien plus attirantes que les autres. Voici quelques trucs pour maximiser votre productivité et rendre encore plus efficace la matrice d’Eisenhower :

Dans la mesure du possible, planifiez vos priorités en accordant à chaque tâche un peu plus de temps que nécessaire ;
Concentrez-vous sur une seule tâche à la fois et évitez d’être interrompu ;
Identifiez et éliminez les distractions (collègues, appels entrants, notifications, etc.), mais aussi les tâches qui vous font perdre du temps ou qui peuvent être déléguées.

En 2019, misez sur une meilleure gestion de votre temps. En plus de devenir plus productif, vous serez moins stressé, diminuerez le risque d’erreurs et prendrez de meilleures décisions. Bref, vous serez plus heureux !

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